|
| Von OS/400 zu Windows |
Schneller Wechsel
Die Hardwareplattform hat die Hamburger Spedition Kroop & Co gewechselt, die Software aber beibehalten. In Buchhaltung und Controlling wird weiter mit SoftM Suite Financials gearbeitet – früher unter OS/400, jetzt unter Windows. Der Umstieg von der AS//400 auf einen PC-Server und grafische Oberflächen ging bei laufendem Betrieb reibungslos über die Bühne.
Kroop & Co hat sich auf das Osteuropageschäft spezialisiert . In der Regel handelt es sich dabei um Stückgut, das im Hamburger Hafen ankommt. Den Transport nach Russland, Rumänien, Polen und in andere osteuropäische Länder übernehmen dann Spediteure aus den jeweiligen Ländern – ein einträgliches Spezialgeschäft in Zeiten des Containerversandes. Viele größere Speditionen nehmen deshalb auch die Dienste von Kroop & Co. in Anspruch. Eine polyglotte Belegschaft aus Mutter-sprachlern übernimmt die Koordination für die jeweiligen Länder. Durch die EU-Osterweiterung wächst auch das Geschäft mit dem Baltikum, weshalb bereits eine größere Niederlassung in Mecklenburg-Vorpommern ins Auge gefasst wird. 45 Mitarbeiter erwirtschaften bei Kroop & Co einen Umsatz von rund 13 Millionen Euro. |
| Eigentlich wollte Rechnungswesenleiter Michael Ecks sich mehr Zeit für den Umstieg auf eine neue Software für die Finanzbuchhaltung nehmen. Nach dem Management-buy-out im Jahr 2003 wurde Kroop & Co aus dem Konzerverbund einer anderen Spedition herausgelöst und das Rechnungs-wesen lief zunächst bei der früheren Muttergesellschaft weiter. „Eine Neuanschaffung war nicht sofort notwendig, beide Firmen lagen nur wenige hundert Meter voneinander entfernt und waren über eine Leitung miteinander verbunden“, sagt Ecks. |
Doch dann kam alles ganz anders:
Bei der Ex-Mutter drohte die Insolvenz und Eile war angesagt: „Wir wussten ja nicht, ob und wie lange der Insolvenzverwalter den Betrieb aufrechterhalten würde“, so Ecks. Rasch entschied man sich, die Buchhaltung im eigenen Betrieb neu zu installieren. Denn rund 3000 Rechnungen, die je im Ein- und Ausgang monatlich anfallen, mussten weiterhin zügig abgearbeitet werden. „Alles andere hätte uns das Genick gebrochen“, beschreibt Ecks die damalige Lage. |
Plattformwechsel
Rasch fiel die Wahl auf SoftM Suite Financials unter Windows. „Zum einen hatten wir bei der Konzernmutter schon SoftM im Einsatz, und kannten daher den Leistungsumfang, der die Abwicklung unsres Geschäfts – auch in der Abrechnung mit Osteuropa – unterstützt; zum anderen war die Windows-basierte Variante für unsere Zwecke genau das Richtige“, so Ecks. SoftM verwendet für die plattfpormübergreifende Bereitstellung der Software die objektorientierte Entwicklungsumgebung OCC (Objective Commercial C) der PKS Software GmbH, Ravensburg. Aus OCC lässt sich universeller C-Code generieren, der auf unterschiedlichen Betriebssystemen läuft. So steht SoftM Suite ab dem 3. Quartal 2004 auch für Linux zur Verfügung. |
| Nur drei bis fünf Anwender arbeiten bei Kroop und Co regelmäßig mit der Buchhaltungs- und Controlling-Software; aufgrund dieser Dimension kam die Anschaffung eines iSeries-Servers nicht in Frage. Die PC-basierte Lösung bot den entscheidenden Kostenvorteil. Auch Outsourcing schied aus: „In ein, zwei Jahren machen sich die Investitionskosten bezahlt, die Outsourcing-Kosten laufen aber weiter“, rechnet Ecks vor. SoftM übernahm auch das Portieren der Altdaten und die Integration der Software. Neben SoftM Suite WIN Financials arbeitet die Kroop Buchhaltung mit einer speziellen Speditionssoftware für die Verwaltung der Lagerpositionen. Diese wurde über eine Schnittstelle mit der SoftM Lösung verbunden. |
| Die Umstellung auf die SoftM Suite unter Windows ging rasch vonstatten. Nach Vorbereitung durch die Hamburger SoftM Niederlassung, wo in einer Testinstallation die Anwendung erprobt wurde, erfolgte die eigentliche Umstellung an einem Wochenende. Am ersten Montag des Jahres 2004 war die neue Umgebung live. Der Geschäftsbetrieb konnte reibungslos weiterlaufen. |
Vom ‚Green Screen‘ zu Maus und Grafik
Auch auf der Client-Seite hielt sich der Umstellungsaufwand in Grenzen „Lediglich ein Tag Schulung war nötig“, erinnert sich Ecks. Probleme im laufenden Betrieb werden per Online-Hilfe gelöst. Die betroffenen Mitarbeiterinnen brauchten freilich einige Zeit, um sich vom zeichenbasierten Host-Dialog an das Arbeiten mit Maus und graphischernOberflächen zu gewöhnen . Kein Wunder – nach vielen Jahren Arbeit mit den Host-Dialogen sind die Funktionstasten fest im Kopf verankert . Schritt für Schritt werden jetzt die neuen Möglichkeiten genutzt, die beispielsweise die Office-Integration bietet. |
| SoftM Suite verfügt über moderne Windows-Clients, die objektorientiert programmiert sind und sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lassen. Die Kommunikation zwischen Cient und Server erfolgt über das Standardformat XML und ermöglicht dadurch Flexibilität bei der Datendarstellung und der Integration anderer Anwendungen. Durch umfangreiche Design-Optionen kann der Benutzer die Oberfläche individuell gestalten, die Menüs nach seinem Bedarf organisieren und z.B. Schnellaufrufe für häufig benutzte Funktionen oder Informationen in der Symbolleiste anlegen. Die Windows-Clients können übrigens ebenso in Verbindung mit der Serverplattform AS/400 bzw. iSeries/i5 zum Einsatz kommen. |
| Michael Ecks ist mit der Installation zufrieden und freut sich, dass die Migration zügig über die Bühne ging, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen. Wichtig war für ihn auch, dass die bestehenden Reports problemlos in die neue Umgebung übernommen werden. konnten. Denn neben der reinen Kostenrechnung nutzt Ecks auch die Reporting-Tools,. die in MS Excel integriert sind und umfangreiche Analyse- und Planungsfunktionen bieten. |
| |
|
